La GED

La société à pris une tel ampleur qu'il devient difficile de gérer le flux de documents, les fax arrivent par centaine, les mails également et les courriers sont une calamité. Cette énorme flux de document provoque des pertes et des oublies, ont ne sait plus vraiment qui a traité tel ou tel document. J'ai donc été voir plusieurs logiciel de Gestion de documents, et j'avoue que je n'ai pas été satisfait du tout. J'ai donc pris l'initiative d'écrire mes propres codes en 2010.
Les fax arrivent désormais par mail et les courriers sont scannés. Tous les documents arrivent donc sur une adresse centrale, j'ai mis en place une démarche de pré-archivage. La secrétaire dispatche ces documents via Outlook et un petit code VBA dans une base de données MySQL. Les documents sont ensuite publics sur le système GFAO. La mise en place de workflow dans le système permet de gérer au plus vite les documents et d'éviter les pertes de docs et d'informations. Le gain de temps est phénoménal. En 4-5Heures il est possible de gérer plus de 3jours de courriers cumulés. Il est donc possible de suivre jour après jour les documents sont prendre de retards.

Mon problème actuel est plutôt la pérennité du système s’il m'arrive quelque chose ou si je pars de l'entreprise. Il faut absolument que je trouve une solution. Ma première solution serait de prendre des logiciels existants et de faire un transfert de données. La deuxième serait de conserver mon code de la GFAO mais de l'adapter en code PHP pour que celui-ci soit plus accessible à n'importe quel codeur. Pour ce qui est de la GED, je pense stopper mon système pour passer sur un système acheté. J'ai déjà une petite idée du soft à prendre, mais ça m'embête de laisser tomber mon propre code. Je n'ai malheureusement plus assez de temps pour tout gérer.